Virus o guasti hardware: non rischiare di perdere i dati, usa il backup GB!

È sempre attuale il rischio di perdere i dati a causa di virus o per problemi hardware al PC. Il backup risponde  all’esigenza di una corretta compliance aziendale in materia di sicurezza ed integrità dei dati, ma può anche essere utilizzato per altre funzioni operative.

Riepiloghiamo le procedure adottabili con il nostro software per impostare i backup dei dati, procedure che consentono anche di duplicare le ditte o di inviare direttamente gli archivi alla nostra assistenza tecnica.

Backup di sistema

La prima verifica da fare nel GB, è controllare che la funzione di salvataggio sia abilitata entrando in Opzioni nel menù principale del software, e posizionarsi sulla tab Backup automatico:

deve essere selezionato il check Attiva backup e individuata una directory di comodo (nell’esempio C:\copie\backup che comunque si può cambiare con il pulsante “Modifica”).

Il backup riferito agli archivi presenti, viene eseguito una volta al giorno, al momento del primo ingresso in una ditta della procedura. Il backup è per ditta e riferita agli archivi in generale, specificamente quelli contabili.

Apertura del software il mattino del giorno 23.11.xx ditta 001. Backup automatico. Questo è il dato recuperabile sulla 001 nei giorni successivi (o anche il giorno stesso) se necessita il ripristino. In caso di riapertura della ditta 001 il pomeriggio del 30.11.xx, un nuovo backup viene prodotto in pari data e ora. Quest’ultimo si affianca al precedente, in una successiva cartella di destinazione. Anche se il GB viene usato giornalmente, se la ditta 001 non viene aperta per una mese, non vengono eseguiti nuovi backup rispetto all’ultimo del 30.11.xx.

 N.B. Il rispristino, in caso di necessità, può essere effettuato solo dai nostri tecnici.

Backup volontario delle ditte

Per procedere al backup di una singola ditta, onnicomprensivo, è necessario selezionare l’apposito pulsante:

Poi a seguire, occorre selezionare la tab “backup”, scegliere una cartella di destinazione, e selezionare la ditta o le ditte di cui fare il salvataggio (tutte le ditte selezionate confluiranno nello stesso file di backup). Si possono effettuare delle ricerche nei campi Codice ditta o Denominazione, per filtrare facilmente le ditte da includere nel backup (si possono salvare anche le stampe archiviate -opzione 4-).

È anche possibile eseguire il backup di tutte le ditte utilizzate, selezionando l’apposita opzione:

 N.B. Per un backup ottimale, utilizzare chiavette usb/hard disk esterni al pc, in modo da essere effettivamente indipendenti da eventuali problemi hardware dello stesso, e poter eseguire il rispristino anche su di un nuovo computer. Tali device, una volta eseguito il backup dovranno essere scollegati dal pc (eventuali virus/sbalzi di tensione ecc. che colpissero il pc attaccherebbero qualunque altro dispositivo collegato via usb al pc).

Ripristino delle ditte

Per ripristinare una o più ditte dal backup, occorre selezionare la tab “rispristino”, indicare la cartella e il file da ripristinare, e cliccare su Apri:

 N.B. il file di backup ha formato: GB-Backup-GGMMAAAA-HHMMSS. Ad esempio GB-Backup-16062016-165430_DOCTOG.ZIP contiene il backup della ditta DOCTOG salvata il 16 giugno 2016 alle 16:54:30. L’estensione “Multiditta.zip” indica che nel file ci sono più ditte: ne verrà mostrata la lista. Se il backup ha per oggetto tutte le ditte, l’estensione è “Full.zip”

Il software chiede ora se mantenere la stessa denominazione della ditta/ditte nel backup (Codice ditta originale) o rinominarla/e (Codice nuovo): trattasi del codice alfanumerico inserito in origine nell’anagrafica: Cod. ditta (max 6 car.).

Sovrascrittura e duplicazione ditte

Se nel rispristino voglio sovrascrivere i dati della stessa ditta, (salvataggio della doctog di giugno 2016 sulla ditta doctog odierna) selezionerò il check nella colonna “Rispristina” poi farò click su :

Se voglio sovrascrivere un’altra ditta diversa (ad esempio i dati della DOGTOG sulla ditta PROVAI):

Se invece voglio fare una duplicazione della ditta, dal precedente backup, nel rispristinarla modificherò il cod.ditta creandone uno “nuovo” (ad esempio partendo dalla DOCTOG creo la NEWDOC:

Poi occorre confermare, con esegui ripristino:

 N.B. Quindi per duplicare una ditta la procedura è quella di fare un backup e di ripristinarlo con un nuovo Cod.Ditta.

Invio del backup all’assistenza

In caso di apertura di una nuova assistenza, se il reparto tecnico GB lo richiede, potrebbe essere necessario inviare il backup della ditta per verifiche sul database, in tal caso occorre seguire la precedente procedura di backup:

Soltanto, al punto 6 occorre fare click sull’opzione Invia backup per assistenza.

Successivamente il software presenta la seguente maschera:

Viene richiesto l’operatore a cui inviare l’assistenza (sarà la GBsoftware ad indicarlo) e di inserire un breve testo con il problema segnalato. Cliccando su OK il backup verrà eseguito ed poi inviato direttamente all’operatore che lo dovrà gestire. Questo consente di ottimizzare i tempi di assistenza ed eliminare i passaggi inutili, garantendo la massima riservatezza e una maggiore efficacia.

E’ possibile anche impostare dei backup automatici degli archivi. Per approfondire come, consulta il paragrafo pianifica backup della guida online.

BB101- MM/22