Nota Integrativa: come incollare tabelle e testi nell’Editor

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Nella Nota Integrativa GB di quest’anno troviamo il nuovo Editor, che gestisce i testi secondo il formato HTML comunemente usato nelle pagine internet, che consente di copiare ed incollare testi e tabelle da Word/Excel/Html ecc.

Importare i testi generati con altri strumenti (tipo word) potrebbe comportare dei “rischi” a livello di formattazione pertanto con questa newsletter vediamo insieme quali sono le accortezze per evitare sorprese in fase di anteprima o stampa pdf, in particolare problemi su margini o formattazioni di testi o tabelle.

Editor di testo

Nella Nota Integrativa del software Bilancio Europeo GB è possibile utilizzare un comodo editor di testo che offre utili funzioni di word processor e anche la possibilità di importazione di tabelle e testi da Word, Excel, pagine HTML o altri programmi.

Entrati in Nota Integrativa, per visualizzare l’editor è necessario posizionarsi in un prospetto testuale.

Riepiloghiamo le principali funzioni presenti nello strumento di editor:

1. riepilogo funzioni editor

In materia di tabelle copiate da word/excel/html ed incollate nell’editor abbiamo già pubblicato una newsletter a cui si rimanda: https://www.softwareintegrato.it/bilancio-europeo-2015-editor-di-testo-e-tabelle-utente/.

In questa sede analizziamo la soluzione a possibili problemi di formattazione del testo della nota integrativa, in anteprima (HTML) Pulsante_Anteprima_Nota_Integrativa o Stampa pdf Pulsante_Stampa_Pdf cioè con il layout ottenuto previa interrogazione al servizio Tebeni di Infocamere (che quindi presuppone una verifica dei caratteri e della struttura del file, e comporta una manipolazione sul file GB fatta da Infocamere).

Risoluzione del problema nei margini dei testi

Incollando da Word può accadere che i testi abbiano a monte dei margini troppo ampi.

Esempio:

4. margini ampi su word

Incollando tale testo nell’editor, lo vedremo correttamente a video:


5. margini edito a video corretti

effettuando la  “stampa pdf” abbiamo il “taglio” delle parole sul margine destro:

6. margini_editor_pdf_scorretti

di conseguenza, nell’editor, dobbiamo intervenire per sistemare il margine:

  • Selezioniamo tutto il file testo: “seleziona tutto” pulsante Icona seleziona tutto (oppure control+A), quindi
  • cancelliamo qualunque formattazione: “cancella formattazione” pulsante Icona cancella formattazione (oppure control+Spazio)

Editor cancella formattazione

dopo aver “salvato” controlliamo l’effetto in “stampa pdf”:

9. testo corretto stampa pdf

Il testo è rappresentato correttamente.

Quindi con gli strumenti dell’editor GB è possibile correggere i margini del testo, se non corretti.

Risoluzione del problema nello stile e nei font dei testi

Può accadere che una volta aggiornato un prospetto testuale, dopo aver incollato da esterno testi e tabelle si abbia la seguente situazione:

9.bis editor con veri font

Appaiono una serie di formattazioni differenti e font non omogenei in quanto incollati da fonti esterne differenti (Word/excel/html ecc.). Facendo la “Stampa pdf” vedremo la seguente introduzione:

10.anteprima pdf

Ci rendiamo conto che questa rappresentazione può essere poco leggibile e chiara, quindi decidiamo di normalizzare il testo. Con l’editor, possiamo anche uniformare font e stili:

  • Selezioniamo tutto il file testo: “seleziona tutto” pulsante Icona seleziona tutto (oppure control+A), quindi
  • cancelliamo qualunque formattazione: “cancella formattazione” pulsante Icona cancella formattazione (oppure control+Spazio)

13. elimina formattazioni varie

Dopo aver salvato, avremo tutti i font uniformati. A questo punto possiamo giustificare tutto il testo sempre con “seleziona tutto” pulsante Icona seleziona tutto (oppure Control+A) e con “Giustifica”  pulsante Icona giustifica .

A questo punto, possiamo selezionare la tabella (semplicemente tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando il cursore dallo spigolo in alto a sinistra fino allo spigolo in basso a destra)  e ridurre il font presente nella tabella medesima, cliccando il pulsante “riduci carattere” Icona riduci carattere:

17.riduci font su tabella

Ora nell’anteprima di stampa, vedremo uniformati font, stili ed il testo giustificato:

18. nota riformattata

Se incollando da file esterni sono importati font diversi o formattazioni non gradite, è possibile normalizzare il testo attraverso le funzioni dell’editor “seleziona tutto” e  “cancella formattazione”.

Nota Bene Rosso Quanto inserito dall’utente deve essere sempre salvato con il tasto  Icona Salva. Se la nuova formattazione non piace, invece di salvare si può annullare l’importazione del testo con “annulla”, pulsante Icona Annulla (oppure Control+Z come in word/excel).

Risoluzione del problema di margini o formattazione delle tabelle

Come noto, oltre ai testi, è possibile importare tabelle realizzate in Microsoft Word attraverso la funzione Copia/Incolla. In tal caso posizionarsi su Word, selezionarle e copiarle:

21. tabelle word

Incollarle sulla Nota integrativa GB e salvare Icona Salva.

23.tabelle in editor

Esse saranno visibili sia in Pulsante_Anteprima_Nota_Integrativa (html), in Pulsante Stampa pdf (pdf), sia in Pulsante Esporta Doc (open office). Tuttavia in “stampa pdf”  è possibile che si verifichi quanto riportato nell’immagine di esempio che segue:

27. tabella mozzata

Come possiamo vedere la seconda tabella è stata tagliata dal margine: in questo caso è necessario intervenire direttamente nel file word originale riducendo la grandezza della tabella e il relativo font.

Nell’editor procedere ad eliminare la tabella “errata” selezionandolo e premendo il tasto “Canc”.

28.CancellaTabellamozzata

Riposizionati su word, agendo sulla tabella più ampia, spigolo in basso a destra, teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse; possiamo ridimensionarla (1) poi selezionarla (2) e ridurre il font (3):

29.Ridimensiona tabella 1

30.Ridimensiona tabella 2 e 3

Una volta ridimensionata la si può copiare ed incollare nuovamente nell’editor quindi salvare:

31.Ri-incolla

In “Stampa pdf” avremo:

32.Ri-anteprima

Cosa non fare

Non si possono incollare contemporanenamente testi e tabelle, esempio:

No

E’ invece possibile ottenere un risultato corretto, suddividendo gli incollaggi, nel seguente modo:

Sì

Sì

Sì

Quindi incollando i testi distintamente dalle tabelle.

Se non riesco ad incollare da Word?

Se l’incollaggio da Word, nonostante i nostri tentativi non funziona ancora bene (a causa della versione di Word o per il tipo di tabella) c’è un’altra strada che si può percorrere, cioè salvare da formato Word .DOCX (o .DOC) in formato .HTML.

Partiamo dal seguente esempio.

Nota integrativa: incollare tabelle da Word - 1

Eseguire Salva > Salva con nome e scegliere il ‘tipo’ = Pagina Web (*.HTM, *HTML).

Nota integrativa: incollare tabelle da Word - 2

A questo punto il file contenente la tabella è codificato HTML, quindi ha perso caratteri speciali che potrebbero creare problemi in validazione, e può essere copiato.

Nota integrativa: incollare tabelle da Word - 3

Ed incollato direttamente in Nota Integrativa.

Nota integrativa: incollare tabelle da Word - 4

Verifichiamo il risultato, con Stampa Ufficiale > Stampa PDF.

Nota integrativa: incollare tabelle da Word - 5

Per ulteriori informazioni sulla funzione “Editor e Tabelle” consultare la guida on-line.

BB101- MM/9

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