La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?

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La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?

Durante la presentazione del Bilancio Europeo in formato Xbrl, contestualmente viene presentato anche il Verbale Assemblea dei soci in PDF/A, con eventuale relazione dei sindaci, revisore, o relazione sulla gestione in formato analogo: può accadere che la richiesta di un tipo diverso di pdf blocchi la pratica.

Se invece del PDF/A-1b, che rispetta gli standard minimi, è richiesto il PDF/A-1a che ha soglie più elevate, bisogna trovare un convertitore per procedere con l’adempimento.

Premessa

Il PDF/A è uno standard internazionale, pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici, garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche dopo molto di tempo e con l’apertura da programmi/software diversi.

Tipologie di PDF/A

Lo standard PDF/A (sottoinsieme dello standard PDF ISO 19005-1:2005) prevede al suo interno vari tipologie di PDF, tra le quali il PDF/A-1 è quello approvato. Il PDF/A-1 ha due componenti:

  • PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
  • PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard

“Standard” vuol dire che il file PDF/A contiene tutte le informazioni necessarie a visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato creato. Nel file deve essere incluso tutto il contanuto visibile: le immagini, il testo, i colori, i fonts, i vettori grafici ecc…

Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi o informazioni esterni al file (come i font).

L’1a ha al suo interno anche descrizioni alternative per le immagini e adeguate informazioni relative alla struttura logica e all’ordine di lettura del testo, che lo rendono accessibile anche a utenti con disabilità.

Creazione del PDF/A-1b dal GB

Per ottenere il pdf/a di tipo 1b, salvare e storicizzare il documento da presentare (ad esempio il Verbale Assemblea):

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: modo tradizionale pdf/a di tipo 1b

Per convertirlo in pdf/a-1b ci dovremo posizionare nel menù FASCICOLO riepilogo dei documenti da depositare - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? poi:

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: convertire in pdf/a-1b

Se durante la presentazione, la camera di commercio contesta il formato, sarà necessario ottenere un formato di altro tipo: il più complesso 1a, ci sono due modi:

  • OpenOffice mediante istallazione su desktop
  • Convertitori gratuiti che sono online

OpenOffice

La produzione del PDF/A-1a tramite OpenOffice è una delle modalità suggerite nei manuali pubblicati da Infocamere in relazione alle campagne bilanci passate:

Operazioni preliminari

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Andare al sito di Openoffice - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? facendo click sul link http://www.openoffice.org/it/.

Scaricare la versione 4.1.10 del software dall’apposito pulsante download openoffice - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? e seguire la procedura per l’installazione, basterà installare il solo applicativo Writer.

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Da Bilancio Europeo GB accedere al documento richiesto e dalla barra “Strumenti” (in basso all’interno di ogni documento) fare click sul tasto “Stampa”.

Selezionare “Stampa in DOC”.

Il file creato sarà salvato nel percorso C:\GB\app\ditte\nome ditta\stampe oppure nell’unità di rete se il software è installato in rete.

NB: in ogni caso, appena il file sarà creato, un messaggio riporterà il percorso all’interno del quale sarà salvato.

Creazione del PDF/A-1a da Open Office

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Aprire Writer di OpenOffice e da “File”> “Apri” richiamare il documento prodotto in precedenza da GB in formato DOC.

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: writer di openoffice

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Il documento sarà aperto in OpenOffice.

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Fare click su “File”>”Esporta nel formato PDF”.

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: esporta file

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Si aprirà la maschera “Opzioni PDF”.

Nella sezione “Generale” mettere un check su “PDF/A-1a”.

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: in sezione generale mettere check su pdfa-1

Per confermare, cliccare su “Esporta”.

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Indicare il percorso all’interno del quale salvare il file nel nuovo formato PDF/A-1a.

Freccia nera - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? Procedere al controllo e all’invio del file nelle modalità canoniche.

Questi passaggi sono riepilogati nella guida dell’applicazione, raggiungibile in qualunque annualità cliccando il link:

Click guida PDF/A - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?

Creazione del PDF/A-1a con convertitore on line

Senza istallare software sul pc, facendo una ricerca su internet, si possono trovare dei convertitori in PDF/A-1a gratuiti per esempio: pdf.online/it/pdf-to-pdfa

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: convertitore pdf/a-1 gratis

In questo caso, invece di convertire il .doc creeremo un .pdf da convertire in PDF/A-1a

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: produzione di un .pdf da convertire

Quindi accedere al percorso:

C:\GB\app\Ditte\NOME DITTA\ da cui “trascinare” il nostro file nella pagina web:

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: trascinare file in pagina web

Quindi selezionare il “tipo” di conversione e cliccare “convertire”:

La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare?: convertire il file

Ora cliccare scarica - La Camera di Commercio non accetta il file PDF/A, che fare? e posizionare il file nella cartella dell’XBRL, firmarlo digitalmente ed infine presentarlo.

Per informazioni aggiuntive sul Bilancio Europeo, fare riferimento alla guida all’applicazione.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

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